4.3 Jelaskan Aktivitas Bisnis Dalam Siklus Pengeluaran Dan Diagram Arus Datanya

Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan (demi meraih tujuan tertentu). Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan.

Karakteristik proses bisnis

Beberapa karakteristik umum yang dianggap harus dimiliki suatu proses bisnis adalah:

1.     Definitif: Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang jelas.

2.     Urutan: Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai waktu dan ruang.

3.     Pelanggan: Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses.

4.  Nilai tambah: Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah pada penerima.

5.    Keterkaitan: Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam suatu struktur organisasi.

6.    Fungsi silang: Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup beberapa fungsi.

Sering kali pemilik proses, yaitu orang yang bertanggung jawab terhadap kinerja dan pengembangan berkesinambungan dari proses, juga dianggap sebagai suatu karakteristik proses bisnis.

Tujuan utama siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran

Job Description Siklus Pengeluaran Kas :

a)    Pemasok

·         Memberikan daftar barang beserta harga kepada bagian pembelian.

·         Menyediakan barang yang diminta oleh perusahaan.

b)   Bagian Gudang

·         Mengecek barang yang telah habis di gudang

·         Membuat daftar barang yang telah habis di gudang untuk dilaporkan.

c)    Bagian Kas

·         Mengeluarkan sejumlah uang untuk keperluan atau kebutuhan perusahaan

d)   Bagian Pembukuan

·         Membuat laporan keuangan atas dasar pengeluaran kas yang telah dikeluarkan oleh perusahaan

Tiga aktivitas bisnis dalam siklus pengeluaran :

a)    Memesan barang, Perlengkapan, Dan Layanan

a. permintaan pembelian
b. membuat pesanan pembelian
c. meningkatkan efisiensi dan efektivitas

b)   Menerima Dan Menyimpan Barang, Perlengkapan Dan Layanan

Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:

Æ Memutuskan apakah menerima pengiriman

Æ Memeriksa jumlah dan kualitas barang

c)    Membayar Barang, Perlengkapan Dan Layanan

a. Menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk dibayar

Bagian-bagian yang terkait dalam siklus pengeluaran kas adalah :

1.      Kasir

2.      Gudang

3.      Pemasok

4.      Pimpinan

Data-data yang dibutuhkan dan dihasilkan dari siklus pengeluaran kas :

1.      Nota Pembayaran

2.      Surat Pengajuan Kredit

3.      Data Barang yang diretur

Diagram Aliran Data (DFD) Aplikasi Siklus Pengeluaran

Data flow Diagram (DFD) adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari sistem. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat, dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, harddisk, tape, diskette, dan lain sebagainya).
Simbol-sombol yang digunakan di DFD mewakili maksud tertentu, yaitu :

1. External entity (kesatuan Luar) atau boundary (batas sistem).
Setiap sistem pasti memiliki batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainya yang berada di lingkungan luarnya yang memberikan input atau menerima output dari sistem.

2. Data flow (arus data).
Arus data di DFD diberi simbol panah. Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan, dan kesatuan luar.

3. Process (proses).
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

4. Data store (simpanan data).
Merupakan simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau database di komputer, suatu arsip atau catatan manual dan lain sebagainya.
Data Flow Diagram (DFD) :

Referensi  :  http://lautanhidupku.blogspot.co.id/2013/10/v-behaviorurldefaultvmlo.html

http://darisblogs.blogspot.co.id/2013/11/aktivitas-bisnis-dalam-aplikasi-siklus.html

4.2 Sebutkan Bagian-Bagian Yang Terkait Dalam Sistem Pengeluaran

Sistem Manual Pengeluaran Kas:

1. Bagian utang usaha

Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha. Staf administrasi bagian utang usaha meninjau file voucher utang terbuka atau utang usaha untuk melihat berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengirim voucher serta dokumen pendukungnya (permintaan, pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur) ke bagian pengeluaran kas.

2. Bagian pengeluaran kas

Staf administrasi bagian pengeluaran kas menerima paket voucher dan meninjau berbagai dokumen untuk melihat kelengkapan dan akurasi administratifnya. Untuk tiap pengeluaran, staf administrasi tersebut membuat cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumlah uangnya, nomor voucher, serta data lain yang terkait dalam daftar cek yang juga disebut jurnal pengeluaran kas.

3. Bagian buku besar

Staf administrasi bagian buku besar menerima voucher jurnal pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari bagian utang usaha. Angka dalam voucher menunjukkan pengurangan total dalam kewajiban perusahaan dan akun kas sebagai akibat dari pembayaran ke pemasok. staf administrasi bagian buku besar mencatat ke akun pengendali utang usahadan akun kas dalam buku besar serta merekonsiliasi akun pengendali utang usaha dengan iktisar buku pembantu utang usaha. Pekerjaan ini mengakhiri prosedur pengeluaran kas.

Tugas Per divisi:

• Departemen Persediaan

1. Mengecek persediaan
2. Mencatat persediaan yang rusak
3. Membuat daftar persediaan barang rusak dan mengumpulkan barang yang rusak.
4. Menyerahkan ke bagian manajer persediaan

• Manajer Persediaan:

1. Melakukan pengecekkan
2. Departemen Pembelian
3. Membuat surat retur dan menyerahkan ke supplier Supplier
4. Menyiapkan barang retur / uang pengganti barang retur
5. Menyiapkan bukti pengembalian retur

• Bagian penerimaan:

1. Mengecek barang retur
2. Mencatat penerimaan barang retur
3.  Membuat laporan penerimaan retur dan menyerahkan barang ke bagian persediaan

• Bagian persediaan

1. Melakukan pengecekan kembali
2. Manajer Persediaan
3. Membuat catatan penerimaan barang retur
4. Menyerahkan laporan ke bagian akuntansi

• Bagian Akuntansi

1. Membuat laporan penerimaan barang retur

• Pimpinan

1.  Memeriksa dan megesahkan laporan penerimaan barang retur

Fungsi Siklus Pengeluaran

Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari:

1. Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut.
2. Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang.
3. Memastikan validitas kewajiban pembayaraan.
4. Menyiapkan pengeluaran kas.
5. Mengelola utang usaha.
6. Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum.
7. Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan.

Referensi : https://fitriyanaalami.wordpress.com/page/4/

4.1 Jelaskan siklus pengeluaran

Siklus Pengeluaran (Spending cycle atau expenditure cycle) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Siklus pengeluaran melibatkan beberapa aktivitas yang berhubungan dengan pembelian bahan mentah, persediaan barang-barang dan jasa. Kegiatan ini termasuk mengidentifikasikandan mendokumentasikan semua pengeluaran uang, menyipakan order pembelian menerima kiriman barang dan mencatat persediaan.

Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini adalah untuk mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung didalamnya meliputi :

1. Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan
2. Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut adalah valid dan benar
3. Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan
4. Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan benar
5. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat
6. Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di dalam buku besar utang usaha
7. Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang sudah diotorisasi
8. Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh

Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari :

1. Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut
2. Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang
3. Memastikan validitas kewajiban pembayaran
4. Menyiapkan pengeluaran kas
5. Mengelola utang usaha
6. Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum
7. Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan

• Aktivitas Dalam Siklus Pengeluaran

Ada lima Aktivitas dasar dalam siklus pengeluaran (Gelinas 1998:474) yaitu sebagai berikut :

1. Aktivitas permintaan pembelian barang atas kebutuhan barang dan jasa.
2. Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli
3. Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli
4. Aktivitas persetujuan faktur dari supplier
5. Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa

Referensi : https://elisaflorida.wordpress.com/2015/01/30/4-1-jelaskan-definisi-siklus-pengeluaran-beserta-diagram-konteks/